Algemene Voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 12 december 2025

1. Definities

  • Dienstverlener: QFactuur (handelend onder [Jouw Juridische Naam]), gevestigd te Mortsel, België.
  • Klant: De professionele partij (B2B) die gebruik maakt van de diensten.
  • Dienst: De technische conversie van administratieve documenten (Excel, PDF, Foto) naar Peppol-conforme formaten (UBL XML) en de verzending ervan naar het Peppol-netwerk.

2. Aard van de Dienstverlening

QFactuur fungeert uitsluitend als administratieve ondersteuning en technische tussenpersoon.

2.1. Rolverdeling onder Europese Compliance Regels

Voor de verwerking van persoonsgegevens en factuurgegevens:

  • De Klant treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke (Data Controller). De Klant is eigenaar van alle data en blijft volledig verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid en wettigheid van de gegevens.
  • QFactuur treedt uitsluitend op als Verwerker (Data Processor). QFactuur verwerkt data uitsluitend in opdracht van de Klant voor technische conversie en verzending. QFactuur is niet verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid van de data zelf.

2.2. Alleen Administratieve Ondersteuning – Geen Fiscaal of Accountantsadvies

KRITIEKE DISCLAIMER: QFactuur biedt uitsluitend administratieve ondersteuning en technische formaatconversie. Wij verstrekken geen fiscaal advies, accountantsdiensten of verificatie van de fiscale geldigheid van de inhoud. De Klant is volledig verantwoordelijk voor de juistheid van prijzen, BTW-tarieven en alle fiscale aspecten van de facturen.

  • Wij zijn geen accountantskantoor, belastingadviseur of boekhouder.
  • Wij verstrekken geen fiscaal advies, belastingoptimalisatie of BTW-aangiften.
  • Wij verifiëren niet de fiscale geldigheid van de inhoud van facturen.
  • Wij valideren niet de juistheid van prijzen, BTW-tarieven of belastingberekeningen.
  • De Klant blijft volledig verantwoordelijk voor zijn eigen fiscale compliance en boekhoudkundige verplichtingen.

2.3. Verantwoordelijkheid Klant voor Inhoud

De Klant is volledig verantwoordelijk voor:

  • De juistheid van alle prijzen, bedragen en berekeningen in de brondocumenten.
  • De correcte toepassing van BTW-tarieven en de juistheid van BTW-bedragen.
  • De wettigheid en volledigheid van de factuurgegevens.
  • De identiteit en gegevens van de tegenpartij (klant).

QFactuur is niet aansprakelijk voor fouten in de inhoud van facturen die voortvloeien uit onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de Klant, inclusief maar niet beperkt tot onjuiste prijzen, BTW-tarieven of belastingberekeningen.

3. Verificatie- en Goedkeuringsprotocol

A. Standaardprocedure (Goedkeuring Vereist)

Standaard werkt QFactuur volgens het "Human-in-the-Loop" principe. Voor elke verwerkte factuur bezorgt QFactuur een visueel bewijs (screenshot, PDF of concept) aan de Klant. De Klant dient de juistheid te bevestigen alvorens verzending plaatsvindt.

Liability Waiver upon Approval: Door de goedkeuring van het concept te geven, erkent de Klant dat hij de inhoud heeft gecontroleerd en akkoord gaat met de verzending. Na goedkeuring door de Klant is QFactuur niet aansprakelijk voor fouten in de verzonden factuur, inclusief maar niet beperkt tot: prijzen, BTW-bedragen, tegenpartijgegevens, of andere inhoudelijke fouten die de Klant had kunnen opmerken tijdens de goedkeuring. De Klant vrijwaart QFactuur voor alle vorderingen, boetes of fiscale correcties die voortvloeien uit facturen die door de Klant zijn goedgekeurd.

B. Gedelegeerde Bevoegdheid ("Auto-Pilot")

De Klant kan QFactuur schriftelijk (bv. per e-mail of via opt-in) machtigen om facturen onmiddellijk te verzenden zonder voorafgaande goedkeuring per geval.

  • Afstand van Verhaal: Indien de Klant kiest voor Gedelegeerde Bevoegdheid, erkent de Klant dat hij afstand doet van het recht om documenten vooraf in te zien.
  • Vrijwaring: De Klant aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor eventuele fouten (inclusief maar niet beperkt tot inhoud, prijzen, BTW-tarieven en tegenpartijen) die onder dit mandaat worden verzonden en vrijwaart QFactuur voor alle hieruit voortvloeiende vorderingen, boetes of fiscale correcties.

4. Bewaarplicht van de Klant (Cruciaal)

  • Geen Archiefdienst: QFactuur is een verwerkingsdienst, geen digitale kluis.
  • Verantwoordelijkheid Klant: De Klant blijft de enige bewaarder van zijn financiële gegevens. De Klant is wettelijk verplicht om de originele exemplaren van alle brondocumenten en definitieve facturen te bewaren gedurende de wettelijke termijn (doorgaans 7 jaar in België).
  • Dataverwijdering: De Klant erkent dat QFactuur bronbestanden 30 dagen na verwerking permanent verwijdert en deze niet kan herstellen.

5. Kwaliteit van Input & Fair Use

Indien bronbestanden (bv. handschrift, onduidelijke foto's) onleesbaar zijn, behoudt QFactuur zich het recht voor om verduidelijking te vragen of het bestand te weigeren. Bij herhaaldelijke aanlevering van onleesbare data kan een upgrade naar een "Premium" tarief vereist zijn om de kosten van manuele decodering te dekken.

6. Beperking van Aansprakelijkheid

QFactuur is niet aansprakelijk voor technische storingen van netwerken van derden (Peppol Access Points, Overheidsgateways). De totale aansprakelijkheid van QFactuur is in alle gevallen beperkt tot het bedrag van het abonnementsgeld dat door de Klant is betaald voor de specifieke maand waarin de vermeende fout zich heeft voorgedaan.

7. Toepasselijk Recht

Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het arrondissement Antwerpen.

TERMS AND CONDITIONS OF SERVICE (English)

1. Definitions

  • Service Provider: QFactuur (acting as the commercial name for [Your Legal Name/Entity]), located in Mortsel, Belgium.
  • Client: The professional entity (B2B) utilizing the services.
  • Service: The technical conversion of administrative documents (Excel, PDF, Photo) into Peppol-compliant formats (UBL XML) and their transmission to the Peppol network.

2. Nature of the Service

QFactuur acts exclusively as an administrative assistant and technical intermediary.

2.2. Administrative Support Only – No Tax or Accounting Services

CRITICAL DISCLAIMER: QFactuur provides administrative support and technical format conversion only. We do not provide tax advice, accounting services, or verify the fiscal validity of the content. The Client is fully responsible for the accuracy of prices, VAT rates, and all fiscal aspects of the invoices.

  • We are not an accounting firm, tax advisor, or bookkeeper.
  • We do not provide fiscal advice, tax optimization strategies, or VAT declarations.
  • We do not verify the fiscal validity of invoice content.
  • We do not validate the accuracy of prices, VAT rates, or tax calculations.
  • The Client retains full responsibility for their own tax compliance and accounting obligations.

2.3. Client Responsibility for Content

The Client is fully responsible for:

  • The accuracy of all prices, amounts, and calculations in source documents.
  • The correct application of VAT rates and the accuracy of VAT amounts.
  • The legality and completeness of invoice data.
  • The identity and details of the counterparty (customer).

QFactuur is not liable for errors in invoice content resulting from incorrect or incomplete information provided by the Client, including but not limited to incorrect prices, VAT rates, or tax calculations.

3. Verification & Approval Protocol

A. Standard Procedure (Approval Required)

By default, QFactuur operates on a "Human-in-the-Loop" basis. For every invoice processed, QFactuur will provide a visual proof (screenshot, PDF, or draft) to the Client. The Client must confirm accuracy before transmission.

B. Delegated Authority ("Auto-Pilot")

The Client may explicitly authorize QFactuur in writing (e.g., via email or checkbox) to transmit invoices immediately without prior case-by-case approval.

  • Waiver of Liability: If the Client opts for Delegated Authority, the Client acknowledges that they waive the right to preview documents.
  • Indemnification: The Client accepts full responsibility for any errors (including but not limited to content, price, VAT rates, and counterparties) transmitted under this delegation and indemnifies QFactuur against any resulting claims, fines, or tax adjustments.

4. Client Archiving Obligations (Critical)

  • No Long-Term Archiving: QFactuur is a data processing service, not a digital vault.
  • Client Responsibility: The Client remains the sole custodian of their financial data. The Client is legally required to retain the original copies of all source documents and final invoices for the statutory period required by Belgian law (typically 7 years).
  • Data Deletion: The Client acknowledges that QFactuur permanently deletes source files 30 days after processing and cannot recover them.

5. Input Quality & Fair Use

If source files (e.g., handwriting, low-quality photos) are illegible, QFactuur reserves the right to request clarification or reject the file. Continuous submission of illegible data may result in a requirement to upgrade to a "Premium" tier to cover manual deciphering costs.

6. Limitation of Liability

QFactuur is not liable for technical failures of third-party networks (Peppol Access Points, Government Gateways). In all cases, QFactuur's total liability is limited to the monetary value of the subscription fee paid by the Client for the specific month in which the alleged error occurred.

7. Governing Law

These terms are governed by Belgian law. Any disputes shall be settled by the courts of the judicial district of Antwerp.

Terug naar home